Privacyverklaring Borsbeek Tafeltennisclub VZW
Algemeen
Uw privacy is belangrijk voor ons. In deze privacyverklaring willen wij u heldere en transparante informatie geven over welke persoonsgegevens Borsbeek Tafeltennisclub vzw (verder BTTK vzw) over u verzamelt, hoe, waarom en hoe lang we die gegevens gebruiken en hoe u ze kan inkijken en wijzigen. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. BTTK vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming, ook gekend als GDPR.
Dat brengt met zich mee dat wij in ieder geval
1. uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring.
2. de verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
3. vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
4. passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is.
5. geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
6. op de hoogte zijn van uw rechten als betrokken persoon omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen attent maken en deze willen respecteren.
Als BTTK vzw zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van deze privacyverklaring of in algemene zin vragen hebt hierover of contact wenst op te nemen, kan dat schriftelijk naar de maatschappelijke zetel van de club of via een elektronisch bericht naar de Algemeen coördinator.
Waarom verwerkt BTTK vzw persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens worden door BTTK vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:
1. Voor het deelnemen aan de activiteiten van de officiële tafeltennisfederaties Sporta, VTTL en KAVVV (uitvoering overeenkomst)
2. Voor het versturen van het clubblad, het sponsorkatern, de nieuwsflash (gerechtvaardigd belang)
3. Voor het versturen van uitnodigingen voor clubactiviteiten, competities, tornooien en andere activiteiten van de tafeltennisfederaties (gerechtvaardigd belang)
4. Voor het bekomen van subsidiëring door de gemeentelijke of andere overheid (wettelijke verplichting)
5. Voor het bekomen van subsidiëring door de tafeltennisfederaties (wettelijke verplichting)
6. Voor de interne werking van de club (gerechtvaardigd belang)
Welke persoonsgegevens verzamelt BTTK vzw?
Bij uw (her)inschrijving hebt u een aantal persoonsgegevens aan ons doorgegeven:
1. Identificatiegegevens: naam en voornaam, adres, geboortedatum, geboorteplaats en land, geslacht, rijksgregisternummer,
2. Algemene persoonsgegevens: vaste telefoonnummer, gsm-nummer, e-mailadres, naam van het aangesloten ziekenfonds
3. Gevoelige persoonsgegevens: productnamen van chronisch gebruikte medicatie.
Hoe gebruikt BTTK vzw uw persoonsgegevens?
BTTK vzw zal uw persoonsgegevens enkel aan derde partijen verstrekken indien dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Het bestuur van BTTK vzw gebruikt sommige persoonsgegevens jaarlijks om haar leden in te schrijven bij de tafeltennisfederaties Sporta, VTTL en KAVVV. Het gaat dan meer bepaald om de naam, de geboortedatum, het geslacht en het rijksregisternummer. Met deze partijen werden de nodige afspraken gemaakt om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.
Daarnaast worden een aantal persoonsgegevens door het bestuur gebruikt voor het opstellen van een ledenlijst met het oog op een vlotte interne werking. Hierbij gaat het om de naam, het adres, de vaste telefoon, het gsm-nummer en het e-mailadres van elk lid. Deze ledenlijst wordt niet openbaar gemaakt.
Nog steeds met het oogmerk van een vlotte interne clubwerking zal op de website (www.ttkborsbeek.be) een beperkte ledenlijst (naam, tel efoon en mailadres) gepubliceerd worden. Deze lijst is alleen toegankelijk voor leden en beveiligd achter een login met gebruikersnaam en wachtwoord. Leden die dat wensen kunnen steeds vragen hun gegevens te verwijderen van die lijst.
De club zal een telefoonnummer enkel doorgeven aan derden als dat noodzakelijk is in het kader van het goede verloop van een clubactiviteit. Bv. via de speellijsten jeugd om af te spreken als chauffeur-van-dienst bij uitwedstrijden of op de trainingslijsten zodat de spelers hun trainer kunnen verwittigen bij afwezigheid.
Tenslotte worden de gevoelige persoonsgegevens in verband met het gebruik van chronische medicatie door het bestuur gebruikt om na te gaan of er geen problemen zijn met het antidopingsbeleid van de Vlaamse overheid.
Verder zal BTTK vzw de verstrekte persoonsgegevens niet aan derden doorgeven tenzij dat wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.
BTTK vzw kan wel persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan te allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking ervan.
Gebruikt BTTK vzw persoonsgegevens van minderjarigen?
BTTK vzw verwerkt alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar als daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door één of beide ouders of een wettelijke vertegenwoordiger.
Ouders van jeugdspelers (-18) geven eveneens hun volledige naam, gsm-nummer en e-mailadres door bij de inschrijving. Deze persoonsgegevens kunnen door de algemene cördinator, de interclubcoördinator of de jeugdcoördinator gebruikt worden om contact met de ouders op te nemen in het kader van de clubwerking.
Wie verwerkt uw persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens worden in de eerste plaats verwerkt en gebruikt door de coördinatoren (bestuursleden) van BTTK vzw. Zij zijn verantwoordelijk voor de verwerking en het gebruik van uw persoonsgegevens voor de goede werking van de club. Zij zijn tevens verantwoordelijk voor de bescherming van uw privacy in de uitoefening van hun functie binnen de vereniging.
In tweede instantie worden uw persoonsgegevens verwerkt en gebruikt door de beleidsmensen van de tafeltennisfederaties Sporta, VTTL en KAVVV. Zij zijn verantwoordelijk voor de verwerking en het gebruik van uw persoonsgegevens voor de goede werking van de interclubcompetities, tornooien en andere activiteiten. Zij zijn ook verantwoordelijk voor de bescherming van uw privacy in de uitoefening van hun functie in de vereniging.
Hoe lang gebruikt BTTK vzw uw persoonsgegevens?
BTTK vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
Zolang u lid blijft van de club worden uw persoonsgegevens in een actief ledenbestand gebruikt voor een vlotte interne werking zoals hierboven beschreven.
Van zodra u op het herinschrijvingsformulier aangeeft niet langer lid te willen blijven van de club, worden uw persoonlijke gegevens gearchiveerd in een passief ledenbestand. Ze worden vanaf dat moment ook niet meer gebruikt in de interne werking.
In het laatste geval hebt u steeds het recht om een volledige verwijdering van uw persoonsgegevens te vragen. Dat kan door schriftelijk contact op te nemen met de maatschappelijke zetel van de club of via het mailadres van de Algemeen coördinator.
Hoe beveiligt BTTK vzw uw persoonsgegevens?
Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking of diefstal.
1. Alle personen die namens BTTK vzw van uw persoonsgegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
2. BTTK vzw hanteert een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op alle pc-systemen en op de login van de website van de club.
3. BTTK vzw maakt back-ups van alle persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
Wie waakt er over de strikte naleving van de privacyverklaring van de club?
De zorg voor de strikte naleving van de privacyverklaring van de club ligt in de handen van de Algemeen coördinator. Leden die vragen hebben over deze privacyverklaring of in situaties terechtkomen waarvan ze menen dat die strijdig zijn met de privacyverklaring kunnen zich via bovenvermeld (mail)adres melden.
Wat zijn uw rechten omtrent uw persoonsgegevens?
U hebt recht op inzage, kopie, aanpassing of het wissen van uw persoonsgegevens die BTTK vzw bij uw inschrijving ontvangen heeft. Via het hierboven vermeld (mail)adres kunt u ons hiervoor contacteren.
Tevens kunt u bezwaar indienen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel ervan) door ons of door één van onze verwerkers.
Ook hebt u het recht om de verstrekte persoonsgegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in uw opdracht (schriftelijk) direct aan een andere partij. BTTK vzw kan u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor geven aan voornoemde verzoeken.
Bij de jaarlijkse herinschrijving hebt u via het herinschrijvingsformulier de mogelijkheid om een aantal gewijzigde persoonsgegevens aan ons door te geven. Wenst u dat bepaalde persoonsgegevens in de loop van het seizoen worden aangepast, kan u via hogervermeld (mail)adres contact opnemen met de Algemeen coördinator.
Wat moet u doen als u akkoord gaat met de privacyverklaring van BTTK vzw?
Niets. Bij uw (her)inschrijving hebt u het (her)inschrijvingsformulier gedateerd en ondertekend. Hierdoor verklaart u zich akkoord met de privacyverklaring van BTTK vzw, die ofwel op de plaats van inschrijving ter inzage was ofwel in geval van herinschrijving kon geraadpleegd worden op de website van de club. Hetzelfde geldt voor het privacyprotocol sociale media BTTK vzw.
Waar kan u terecht met klachten?
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens door BTTK vzw dan vragen we u hierover direct contact op te nemen met de Algemeen coördinator via bovenvermeld (mail)adres.
U hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij:
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
Wijziging privacyverklaring BTTK vzw kan de privacyverklaring steeds wijzigen. De laatste wijziging gebeurde op 22 mei 2018.